Telefonie en CRM, slim verbonden
Calls2CRM ontvangt de transcriptie van een gesprek en zet de samenvatting en belangrijke punten bij de juiste klant of contactpersoon in je CRM. Zo hoef je niets meer over te typen.
Calls2CRMKlant belt over de planning van de afspraak. De nieuwe afspraak staat gepland voor donderdag om 10:00 uur.
Zo werkt het
Calls2CRM werkt op de achtergrond. Je team kan gewoon blijven bellen zoals het gewend is.
Je telefoonoplossing maakt een transcriptie van het gesprek en stuurt die veilig door naar Calls2CRM.
Op basis van het telefoonnummer zoekt Calls2CRM de bijbehorende organisatie of contactpersoon in je CRM.
De samenvatting, actiepunten en transcriptie worden bij de juiste relatie geplaatst. Klaar om terug te lezen.
Van binnenkomst tot CRM
Calls2CRM controleert automatisch waar het gesprek thuishoort. Alleen wanneer een keuze nodig is, vragen we een medewerker om mee te kijken.
Calls2CRM ontvangt de transcriptie en de gegevens van het gesprek vanuit de telefoonoplossing.
Bij een inkomend gesprek zoeken we op de beller. Bij een uitgaand gesprek zoeken we op het gebelde nummer.
De samenvatting, actiepunten en transcriptie worden direct bij de gevonden organisatie of contactpersoon geplaatst.
Opgeslagen in het CRMDe transcriptie en gevonden relaties worden bewaard in Calls2CRM. Per e-mail vragen we om de juiste relatie in het portaal te selecteren.
Bewaard en e-mail verstuurdDe transcriptie wordt veilig opgeslagen. De medewerker ontvangt een e-mail en kan in het portaal een passende relatie zoeken.
Bewaard en e-mail verstuurdMinder administratie, meer aandacht
Na een gesprek staat de belangrijkste informatie op één vaste plek. Collega's hoeven niet meer te zoeken in losse notities of te vragen wat er is afgesproken.
Bespreek jouw situatieLees in een paar regels waar het gesprek over ging en welke afspraken zijn gemaakt.
Bij beide gespreksrichtingen wordt het telefoonnummer aan de juiste kant gebruikt.
Geen of meerdere relaties gevonden? Je kiest eenvoudig zelf de juiste relatie in het portaal.
Als jouw CRM dat vereist, koppelt iedere medewerker veilig zijn of haar eigen account.
Zie direct welke gesprekken zijn verwerkt en welke nog aandacht nodig hebben.
De gespreksinformatie staat bij de klant waar je team die verwacht: gewoon in het CRM.
Koppelingen
Calls2CRM sluit aan op verschillende veelgebruikte CRM-systemen. De inrichting stemmen we af op jouw organisatie.
Privacy en retentie
Calls2CRM is ingericht om alleen te verwerken wat nodig is voor het koppelen en plaatsen van een transcriptie. Je organisatie houdt zelf controle over de bewaartermijn.
Iedere organisatie stelt zelf het aantal dagen in. Transcripties die ouder zijn dan deze bewaartermijn worden automatisch permanent uit Calls2CRM verwijderd.
Calls2CRM kopieert geen volledig contacten- of bedrijvenbestand. Relaties worden realtime in het CRM gezocht. Alleen wanneer handmatige controle nodig is, worden de gevonden naam en CRM-referentie tijdelijk bij de transcriptie bewaard.
De organisatie bepaalt de bewaartermijn en kan transcripties eerder verwijderen. CRM-toegang en persoonlijke autorisaties worden alleen gebruikt om de afgesproken verwerking uit te voeren.
Dit is een praktische samenvatting van de werking. Concrete privacyafspraken, rollen en bewaartermijnen worden met de organisatie vastgelegd.
Geen giswerk
Soms is een nummer onbekend of hoort het bij meerdere relaties. Calls2CRM plaatst dan niets zomaar ergens, maar bewaart de transcriptie en laat duidelijk zien wat je moet doen.
Veelgestelde vragen
Staat je vraag er niet tussen? We leggen het graag uit zonder technisch verhaal.
Stel je vraagNee. Calls2CRM ontvangt een transcriptie van je bestaande telefoon- of transcriptieoplossing. Het systeem verwerkt die informatie en stuurt deze door naar je CRM.
De transcriptie wordt veilig bewaard. In het portaal kun je een relatie zoeken en het gesprek daarna alsnog naar het CRM sturen.
Ja. Calls2CRM kijkt bij een uitgaand gesprek naar het gebelde nummer en bij een inkomend gesprek naar het nummer van de beller.
Meestal niet. Zij blijven bellen zoals ze gewend zijn. Alleen wanneer een CRM persoonlijke toestemming vereist, koppelt iedere medewerker eenmalig het eigen CRM-account.
Ja. Iedere organisatie stelt zelf het aantal dagen in. Transcripties die ouder zijn dan de ingestelde bewaartermijn worden automatisch permanent uit Calls2CRM verwijderd.
Neem contact op
Vertel kort welke telefoonoplossing en welk CRM je gebruikt. We nemen persoonlijk contact op en leggen de mogelijkheden helder uit.
Klaar voor minder handmatig werk?
Vertel ons welke telefoonoplossing en welk CRM je gebruikt. Dan kijken we samen hoe Calls2CRM bij jouw organisatie past.